Funktion

Zusammensetzung

Der Verwaltungsbeirat besteht aus drei Wohnungseigentümern. Die Wohnungseigentümerversammlung oder aber die Mitglieder des Verwaltungsbeirates untereinander können den Vorsitzenden und seinen Stellvertreter wählen. Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates brauchen nach dem Gesetz keine besonderen Qualifikationen.

Persönliche Befähigung

Die Aufgaben des Verwaltungsbeirates sind insbesondere bei größeren Wohnungseigentümergemeinschaften jedoch ohne kaufmännische Mindestkenntnisse und ein Mindestmaß an technischem Verständnis kaum ordnungsgemäß zu bewältigen. Aus diesen Gründen wird oftmals gewünscht, dass qualifizierte Personen wie zum Beispiel Steuerberater, Rechtsanwälte, vereidigte Buchprüfer, Sachverständige, Immobilienfachleute, Architekten, die jedoch möglicherweise nicht zum Kreis der Wohnungseigentümer gehören, zum Mitglied des Verwaltungsbeirates gewählt werden. Eine Wahl eines Nicht-Wohnungseigentümers verstößt aber gegen das Gesetz und ist bei rechtzeitiger Erhebung einer Anfechtungsklage (Klageerhebung binnen eines Monats) gegen die Bestellung vom Gericht für unwirksam zu erklären. Unterbleibt jedoch eine Anfechtungsklage, so wird der Beschluss über die Wahl des Nicht-Wohnungseigentümers bestandskräftig.

Aufgaben

Die Aufgaben und Befugnisse des Verwaltungsbeirates sind im Gesetz (§§ 24 Abs. 3, 6 und 29 WEG) abschließend geregelt. Soweit ggf. nach § 27 Abs. 5 eine Pflicht des Verwalters besteht, über Gelder nur mit Zustimmung eines Wohnungseigentümers oder eines Dritten zu verfügen, so kann diese Aufgabe auch auf den Verwaltungsbeirat oder eines Mitgliedes übertragen werden. Der Verwaltungsbeirat oder dessen Mitglieder sind nicht zugleich auch –automatisch- Ersatzzustellungsvertreter gemäß § 45 WEG. Der Ersatzzustellungsvertreter und dessen Stellvertreter sind gesondert zu wählen, wobei eine Wahl der Mitglieder des Verwaltungsbeirates denkbar, aber eben nicht zwingend ist.

Zu den Hauptaufgaben des Verwaltungsbeirates gehört es sicherlich, zur Beschlussfassung der Wohnungseigentümerversammlung den Wirtschaftsplan, die Abrechnung des Wirtschaftsjahres, die Rechnungslegung und die Angebote von durchzuführenden Maßnahmen (Kostenvoranschläge) zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen. Als Mindestanforderung zur Prüfung der Abrechnung des Wirtschaftsjahres gehört es, dass die Kontoauszüge auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden, dass die rechnerischere Richtigkeit und die richtige Anwendung der Umlageschlüssel geprüft werden. Dabei sind die Belege mindestens stichprobenartig zu prüfen. Werden bei der Prüfung Unregelmäßigkeiten aufgefunden, so muss der Verwaltungsbeirat dem Nachgehen und seine Prüfung ausweiten. Wird z.B. bei der stichprobenartigen Prüfung festgestellt, dass Belege fehlen oder nicht zu den ausgegebenen Geldern passen, so wird der Verwaltungsbeirat verpflichtet sein, sämtliche Belege auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Der Wirtschaftsplan ist dahin zu prüfen, ob die angesetzten Kosten den zu erwartenden Kosten entsprechen und ob wiederrum die richtigen Umlageschlüssel gewählt wurden. Angebote über abschließende Verträge (Kostenanschläge) sind auf Vollständigkeit und Notwendigkeit der Einzelpositionen und auf Angemessenheit zu prüfen. Zu einer der weiteren Hauptaufgaben des Verwaltungsbeirates gehört es, den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben zu unterstützen. Im Gesetz sind die Tätigkeiten einer Unterstützung im Einzelnen nicht näher ausgeführt. Die Tätigkeit des Verwaltungsbeirats wird sich daher darin erschöpfen, den Verwalter zu beraten und zwischen Verwaltung und Wohnungseigentümer zu vermitteln.

Besondere Aufgaben

Die Aufgaben des Verwaltungsbeirates können durch Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft erweitert werden, wie z.B. die Entscheidung von Detailfragen während der Bauphase bei einer dem Grundsatz und Umfang nach beschlossenen Reparaturmaßnahme. Dabei ist aber zu beachten, dass dem Verwaltungsbeirat enge Grenzen zur Entscheidung gesetzt werden. Denn die der Wohnungseigentümerversammlung obliegende Entscheidungskompetenz darf nicht dem Verwaltungsbeirat übertragen werden. Auch können weitere Aufgaben oder Befugnisse durch Vereinbarung (z.B. in der Teilungserklärung) dem Verwaltungsbeirat übertragen werden. Dabei dürfen aber keine Aufgaben, Befugnisse oder Pflichten dem Verwaltungsbeirat übertragen werden, die nach dem Gesetz zwingend dem Verwalter oder der Wohnungseigentümerversammlung obliegen.